WCEU 2020: Cómo transformar un evento físico internacional en un evento online de éxito

A finales de agosto de 2019 comenzó la organización de la edición 2020 del evento WordPress más grande del mundo, WordCamp Europe. Es un evento sin ánimo de lucro organizado por voluntarios, que reúne lo mejor de la comunidad WordPress en una capital europea durante tres días para disfrutar de charlas, multitud de actividades y networking.

Con la llegada de la Covid-19 se sentaron los precedentes para que este evento multitudinario internacional que se iba a celebrar este año en Oporto y al que iban a asistir alrededor de tres mil personas procedentes de 96 países diferentes, se transformarse en un evento internacional online.

Os voy a contar cómo llevamos a cabo esa transformación, sus resultados y las claves que creo fundamentales en la organización de un evento online a gran escala bajo mi experiencia como Content-Team leader durante los dos últimos años en WCEU, siendo una parte de la contribución que desde SiteGround hacemos a la comunidad WordPress tanto internacional como local. Es un relato para todos aquellos que disfrutáis de los eventos y empresas, freelance u organizaciones de todo tipo que, acostumbradas a organizar sus eventos presenciales a gran escala, puedan tener alguna duda sobre qué tener en cuenta para transformarlos a un formato online.

Objetivos

Los cuatro objetivos fundamentales a cumplir en este evento online eran los siguientes, siempre teniendo en cuenta que Networking y contenido son los aspectos más valorados históricamente en todas las ediciones anteriores de WCEU:

    1. Facilitar el networking y el contacto entre los asistentes teniendo en cuenta las ventajas e inconvenientes del mundo Online.

    2. Dar contenido de calidad, inspirador, y con un grupo de ponentes diverso que representase a la comunidad WordPress.

    3. Dar mucha visibilidad a los patrocinadores y que pudiesen interactuar con el público asistente.

    4. Hacer crecer la comunidad, crear lazos fuertes entre asistentes, e inspirar al mayor número de personas posible para formar parte de esta comunidad.

Para poder cumplir estos objetivos fundamentales, es necesario profundizar en cada uno de ellos y definir a un nivel más práctico qué necesitamos para poder alcanzar un nivel de rendimiento óptimo en diferentes áreas como:

– Objetivos claros respecto a qué audiencia quiero atraer, ya que afecta directamente a qué tipo de contenido tenemos que incluir en el programa del evento.

– Un equipo organizado, con tareas bien definidas y con un calendario de acciones a cumplir. Ten en cuenta el tiempo que necesitas para poner todo en marcha, reclutar a los ponentes, el proceso de selección de charlas, los patrocinadores, etc…

– Accesibilidad, es necesario eliminar barreras y ayudar así a que nuestro evento sea visto por más gente.

– Tecnología. Escoger herramientas de streaming y networking que cumplan los criterios anteriores. En WCEU escogimos StreamYard para las charlas, visionado del Streaming únicamente en YouTube (más canales implicaba más personal para gestionarlo), y Zoom para las salas virtuales de Networking y patrocinadores.

– Un guión claro y preciso de cómo se va a desarrollar el evento, al minuto, incluyendo qué tiene que hacer cada miembro del equipo, ponentes y presentadores en cada momento.

– Documentación y resumen de todas las reuniones y decisiones tomadas en una web pública y accesible para todos los organizadores.

– Comunicación efectiva entre todos y todas las implicadas en el evento. Organización, ponentes, presentadores, patrocinadores y asistentes. Este tema merece un capítulo aparte.

Retos

El cambio de formato a online también suponía adaptarnos y buscar soluciones a retos importantes y que podrían perjudicar al desarrollo del evento, como por ejemplo:

    1. Que en medio de una charla le falle la conectividad al ponente. Como solución, el sistema estaba preparado para que el ponente pudiese utilizar la conectividad de su móvil y seguir con su presentación.

    2. Que un ponente o un presentador desaparezcan el día del evento o no tuviesen posibilidad de conectarse. Solucionado: ponentes de refuerzo listos para entrar en el evento, así como presentadores de guardia permanentemente conectados para incorporarse al momento si hacía falta.

    3. Que los ponentes consumiesen más tiempo del que tenían asignado y el programa se descuadre. Solucionado, pusimos diez minutos de espacio entre charlas para tener margen de maniobra, y que los ponentes de charlas cortas envíen las charlas pre-grabadas, así no hay forma de que la siguiente charla comience tarde.

    4. Que la gente se aburra. Imposible: tuvieron dos tracks de charlas increíbles simultáneamente, dos salas de networking para cotillear, y cuatro salas de sponsors en las que también había charlas, así no hubo manera de aburrirse 😉

Aunque son muchos puntos a tener en cuenta, todos están bajo la tutela del sentido común. En los eventos se pueden tener ideas originales sobre formatos que le den un aire más personal y original, pero la base de todos tanto físicos como online, es muy parecida.

Las cifras

WCEU Online fue un éxito rotundo. 

• Se convirtió en el evento con más participación en la historia de WordPress, con 8.756 registrados de 140 países diferentes, convirtiéndose así en la WordCamp más grande del mundo, de nuevo. Aunque es comparar eventos de diferente calado, la anterior edición de WCEU en Berlín vendió 3.400 tickets y participaron personas de 96 países diferentes. El alcance es obviamente mayor en el evento online.
• Se registraron 2514 personas para el Contributor Day y estuvieron en directo más de 700 constantemente durante todo el día.
• El 51% de ponentes fueron mujeres, haciendo este evento más diverso alcanzando casi la paridad absoluta.

Claves y aspectos a tener en cuenta para transformar un evento offline en uno online

En base a la experiencia con WCEU online, voy a intentar resumir los que creo que son los puntos más importantes a la hora de transformar y organizar un evento online internacional:

• Donde antes había limitaciones de espacio y búsqueda del local adecuado, aforo, escenarios, puertas que vigilar, un registro físico y acreditación en la entrada del evento, ahora únicamente tienes un registro online, una base de datos, una aplicación de Streaming, el canal de Youtube, y salas virtuales para patrocinadores y networking, aunque estas dos últimas son opcionales pero recomendadas.

• Piensa a lo grande, recuerda que puede asistir cualquier persona en el mundo, por lo que tienes que vigilar el horario del evento, y sobre todo ten en cuenta las opciones de accesibilidad para que todo el mundo pueda disfrutar de él.

• No te agobies con los patrocinadores, es preferible hacer un par de paquetes de patrocinio bien diferenciados y con sus características bien definidas. Los gastos que ocasiona un evento Online son infinitamente inferiores a los de un evento online.

• Dedícale tiempo a los ponentes y a los presentadores del evento. Muchos aún no están acostumbrados completamente al mundo Online, y hay que mimarlos mucho. Ensayad su participación, que vean las herramientas que se van a utilizar, revisar que tienen en su habitación la luz adecuada, que no utilicen wi-fi (por favor, conexión ethernet), y que el sonido sea el adecuado.

• Como en cualquier evento, busca uniformidad y presencia de marca en todos los aspectos del mismo, desde las comunicaciones con los implicados en el evento, hasta las plantillas de las presentaciones de los ponentes. Facilita todo tipo de materiales para que sea fácil de distinguir tu evento frente a otros.

• Cuando hablamos de gestionar equipos y de herramientas como Slack, evita en lo posible utilizar mensajes privados para todo lo relacionado con tareas, dando preferencia a canales en los que está presente todo el equipo. Así todo el equipo tendrá la información completa de todo, y todos serán testigos del estado actual de las tareas a realizar de cada miembro del equipo.

• Tu equipo de organización tiene que estar sincronizado, ahora es más fácil que nunca con la tecnología disponible. Ten un ojo puesto en las personas que no delegan y en las procrastinadoras, ambos perfiles pueden desequilibrar a un equipo.

• Si trabajas con equipos en diferentes zonas horarias ten en cuenta las comunicaciones asíncronas, concepto básico en equipos distribuidos. 

• Planifícalo todo, que cada equipo tenga claro todo lo que tiene que hacer y en qué fecha. Aunque sea difícil, planifica de forma que alivies de tareas la semana anterior al evento y la semana del evento, el equipo puede estresarse y afectar al resultado final.

• Piensa qué tipo de situaciones negativas para el evento se pueden producir y ten preparado un plan b, (y un plan c para poder dormir tranquilo)

• Cuenta con moderadores en las salas de networking si las pones en marcha. Esa persona debe tener además permisos para administrar la sala, de forma que pueda actuar ante una situación incómoda y tomar el control de la situación con serenidad y certeza. Si puedes poner en marcha un código de conducta y recordárselo a todos, mucho mejor, así no habrá sorpresas.

• No te olvides de la comunicación, dale especial relevancia. Comunicaciones sencillas, uniformes, breves y claras en cualquier ámbito. Desde cualquier mensaje al equipo organizador, a los mensajes a los actores del evento: audiencia, ponentes y presentadores.

• Asegúrate de que los ponentes han recibido el programa del evento y están de acuerdo con el día y la hora, confírmalo uno por uno. Imagínate que tienes que cambiar el día antes del evento el programa de ponentes porque alguien no ha leído un email…

• Testéalo todo, ensáyalo todo.

No hay pantalla que pueda sustituir un abrazo, o la sensación de un escenario y un aforo llenos de gente, la emoción de ver a tus amigos y amigas de nuevo, de compartir, aprender y divertirse con los tuyos. Pero tenemos la oportunidad de crear nuevas sensaciones y poner en contacto a mucha más gente a través de los eventos online. Desde SiteGround seguiremos apoyando, organizando y patrocinando eventos Online a pequeña y gran escala y aprovecharemos las oportunidades que nos da el Online para que podáis conocernos mejor.

El año que viene os veré de nuevo en WCEU, esta vez como organizador global, y volveré a escribir sobre este increíble evento. Es difícil definir las sensaciones que a uno le quedan después de estar trabajando codo con codo con gente increíble de tantos países diferentes, en un entorno tan diverso y colaborativo. Pero creo que lo mejor es que lo sepas por ti mismo:

¡Nos vemos en WCEU 2021!