¿Qué es un sistema de administración de contenido (CMS)?

Hoy en día, una fuerte presencia online es imprescindible para cualquier negocio próspero. El contenido digital es el canal principal a través del cual las empresas interactúan con sus clientes, lanzan campañas de marketing y realizan diversas operaciones vitales.

Teniendo esto en cuenta, un sistema fiable y fácil de usar que proporcione un control rápido y eficaz del contenido digital es una necesidad.

Un sistema de administración de contenido es la respuesta ideal a este requisito. En este artículo, examinamos qué es un sistema CMS, cómo funciona y cómo elegir el correcto.

¿Qué es una plataforma CMS?

Un CMS (sistema de administración de contenido) es una aplicación de software que permite a múltiples usuarios crear, editar y publicar contenido digital. Proporciona a los usuarios una interfaz intuitiva para administrar el contenido fácilmente, incluso si no son particularmente conocedores de la tecnología.

Cada aplicación CMS consta de dos componentes principales:

• Aplicación de gestión de contenido (CMA) – una interfaz de usuario que permite a los usuarios de CMS agregar, eliminar y editar contenido digital en un entorno fácil de usar.

• Aplicación de entrega de contenido (CDA) – el back-end de los procesos del CMS que se ejecutan en segundo plano. Es responsable de insertar correctamente el contenido en la estructura del CMS, actualizar el software, ejecutar el mantenimiento, etc. La parte CDA generalmente está automatizada y no requiere interferencia humana.

¿Cómo funciona un CMS?

El desarrollo web tradicional implica escribir código para toda la página de principio a fin en HTML, PHP u otro lenguaje de programación. No hace falta decir que debes tener habilidades de codificación para construir un sitio web de esta manera.

Un CMS libera a los usuarios de estas tareas y les permite centrarse en el contenido real. Pueden crear o editar fácilmente contenido digital desde un editor de texto/visual, de forma similar a como se crean documentos PDF/Word. Una vez creado el contenido, se puede publicar en las portadas del sitio web, editarlo, eliminarlo y manipularlo de varias otras maneras.

Como ejemplo, WordPress, posiblemente el CMS más popular en todo el mundo, tiene un editor simple y efectivo, que permite a los usuarios crear y publicar páginas y publicaciones fácilmente.

No necesitan escribir ningún código HTML o estilos CSS. Después de agregar el texto y las imágenes, puedes publicar nuevo contenido, y se mostrará como una nueva página en el sitio web, heredando el diseño CSS y HTML del tema del sitio web.

Sistemas de administración de contenido populares

Hay muchas aplicaciones CMS disponibles, y cada una tiene sus pros y sus contras. Algunos de ellos son premium, mientras que otros son de uso gratuito. Hay aplicaciones CMS adecuadas para ejecutar una tienda online y otras más adecuadas para sitios de blogs.

Elegir el correcto depende de tu presupuesto, el tipo de contenido y los procesos comerciales que gestionará el CMS. Algunas de las aplicaciones CMS más populares son:

• WordPress
• Joomla
• OpenCart
• PrestaShop
• Drupal

Funciones imprescindibles en una solución CMS

Diferentes aplicaciones CMS pueden tener opciones exclusivas, pero cada una de ellas debe poseer las mismas características principales. Esto asegurará que tu sitio web proporcione una experiencia segura y fácil de usar para los visitantes y colaboradores.

Seguridad

Con tantas amenazas online, la seguridad de tu plataforma debería ser una prioridad. La confianza de los visitantes es difícil de ganar y se puede perder en un instante si eres víctima de una brecha de seguridad importante. Es por eso que siempre debes examinar las características de seguridad que ofrece un CMS antes de elegir uno.

En un nivel básico, tu aplicación CMS debe tener un mensaje de inicio de sesión para los creadores de contenido y administradores. Sin embargo, agregar protección adicional como 2FA (autenticación de dos factores) y CAPTCHA (anti-bot) es estándar hoy en día, ya que esto refuerza aún más la seguridad. Algunas aplicaciones tienen estas características adicionales incorporadas, mientras que otras, puedes protegerlas a través de plugins y complementos.

Además, presta atención a un CMS con actualizaciones regulares, parcheando vulnerabilidades que los hackers podrían explotar.

Soporte multicanal

Promocionar tu contenido en diferentes canales puede llevarte un paso por delante de tus competidores. No debes perder la oportunidad de publicitar tus productos en varios canales, llegando así a un público más amplio. Hay muchas aplicaciones CMS capaces de publicar tu contenido en diferentes plataformas.

Esta es una característica nativa de un sistema de administración de contenido headless (“sin cabeza”), ya que el contenido no está directamente vinculado a una sola plataforma y puedes publicarlo en múltiples aplicaciones, pantallas o dispositivos. El único inconveniente del CMS headless es que es un sistema más complejo que requiere conocimientos técnicos avanzados.

Sin embargo, hay muchas aplicaciones CMS acopladas y desacopladas con una configuración más simple que aún te permiten lanzar tu contenido en diferentes canales.

Soporte multilingüe

Ofrecer tu contenido en diferentes idiomas podría atraer considerablemente más visitantes y clientes. Esto es especialmente importante con respecto a las tiendas online, ya que los clientes se sienten mucho más cómodos comprando cuando comprenden completamente la descripción del producto y los términos y condiciones.

Además, una de las características más atractivas de las aplicaciones CMS es que permiten que múltiples colaboradores editen contenido. Los usuarios pueden ser internacionales y, por lo tanto, una interfaz multilingüe les permite editar contenido en un idioma con el que se sientan cómodos.

Muchas aplicaciones CMS tienen la opción de cambiar entre los idiomas disponibles en su interfaz. Algunos de ellos también pueden mostrar el contenido del sitio web en diferentes versiones de idioma, dependiendo de la ubicación de sus visitantes. Esta podría ser una función incorporada del CMS o una funcionalidad adicional de un plugin.

Facilidad de uso

La mayoría de las veces, los colaboradores de CMS son usuarios con diferentes conocimientos técnicos. Por lo tanto, debes buscar una aplicación con una interfaz intuitiva, que permita a todos publicar y editar contenido sin problemas.

Una herramienta que puede hacer que la publicación sea significativamente más sencilla es un editor WYSIWYG (What You See Is What You Get). Usando este tipo de editor, el autor puede ver cómo se verá el contenido en vivo mientras lo crea. En general, esta herramienta se parece a los editores de documentos estándar como MS Word o PDF Editor. Sin embargo, hay editores con funciones avanzadas para la creación de páginas, como arrastrar y soltar los diferentes elementos HTML/CSS en la página.

Pruebas y experimentación

Lo ideal sería publicar una página web y verla exactamente como te la imaginas de inmediato. Sin embargo, desafortunadamente, esto rara vez ocurre. A menudo se pierde un pequeño detalle que podría desviar la presentación de la idea original. No querrás arriesgarte en un sitio público, ya que puede parecer poco profesional a los ojos de tu audiencia.

Un buen CMS tiene una función de previsualización o herramienta de ensayo que te permite editar el contenido y previsualizar su apariencia en vivo antes de hacerlo público.

Personalización

Otra característica que no debe pasarse por alto es la personalización. Personalizar la experiencia de los visitantes es importante para mantener el interés en tu producto. Un buen CMS debe proporcionarles una interfaz limpia e intuitiva que pueda mostrar tu contenido de acuerdo con sus preferencias.

Lo mismo ocurre con los colaboradores del sitio web que crean el contenido. Una interfaz personalizable optimiza sus procesos y aumenta la productividad.

Analítica

Puedes perder de vista fácilmente las cosas cuando gestionas un negocio en expansión. Deseas tener control total sobre todos los aspectos de las operaciones y poder medir el rendimiento de tu contenido.

Debes buscar un CMS con las herramientas de análisis adecuadas que presenten la información más relevante de manera integral.

Dependiendo del propósito de tu sitio web, es posible que necesites diferentes estadísticas. Si tienes una tienda online, probablemente necesites herramientas para medir tus ingresos y el número de ventas. Mientras que, si administras un blog, es probable que estés más interesado en el número de visitas y en el seguimiento de cómo se clasifica tu contenido en los motores de búsqueda como Google, Bing, etc.

Algunas aplicaciones CMS tienen estas herramientas integradas, mientras que otras las integran a través de plugins y módulos.

Escalabilidad

El objetivo de toda empresa es expandirse y tu CMS debería reflejarlo. Al elegir tu aplicación, debes buscar una que se pueda escalar fácilmente cuando sea necesario. Ya sea añadiendo más funciones a medida que avanza, o teniendo la opción de publicar tu contenido en más plataformas en el futuro, depende de tu plan de negocio.

¿Cómo elegir una plataforma CMS?

Hay muchas aplicaciones CMS para elegir y muchas tienen características superpuestas. El que más te convenga depende del propósito de tu sitio web y de tu negocio. Por lo tanto, debes responder algunas preguntas que te ayudarán a elegir el CMS adecuado para tus necesidades.

¿Qué estás intentando lograr?

Una de las preguntas más importantes al comenzar es cuál es el objetivo de tu sitio web. ¿Vas a tener una tienda online? En este caso, querrás un CMS enfocado al comercio electrónico, como OpenCart o PrestaShop.

O tal vez vas a escribir un blog personal. Entonces, un sitio web simple de WordPress o Joomla funcionará bien.

¿Cuál es tu presupuesto?

Al igual que con cualquier inversión, debes planificar tus gastos cuidadosamente e invertir en un CMS adecuado que te preparará para ver un retorno de las ganancias. Si estás empezando en grande y tienes un gran equipo detrás de ti, lo más probable es que necesites un sistema de administración de contenido empresarial (software ECM) que ofrezca una mayor escalabilidad y personalización.

Sin embargo, si planeas tener un comienzo modesto, probablemente puedas invertir en un sistema de administración de contenido web (WCM) más asequible que puedas expandir más adelante. Hay muchas aplicaciones CMS gratuitas y de código abierto con excelentes características para empezar.

¿Qué operaciones comerciales necesita soportar el CMS?

La naturaleza de tu negocio también dicta tu elección del sistema de administración de contenido web. ¿Tus principales ingresos van a provenir de la venta de productos o servicios de suscripción? ¿Tu sitio web aceptará pagos directos con tarjeta o usará un procesador de pago? Estas son las preguntas que debes hacerte para elegir el CMS que tenga todas las características para respaldar tus operaciones.

¿Qué tecnologías necesita el CMS para ser compatible o integrarse?

A menudo, los sitios web ofrecen servicios que requieren integración con otros sistemas. Dependiendo de tus operaciones, tu sitio web CMS necesita ser compatible con las tecnologías necesarias para ejecutar estos servicios.

Si tu sitio web acepta pagos o reservas a través de un sistema externo, debería ser compatible con una integración API (Application Programming Interface) para conectar a la red del servicio.

O, si ejecutas campañas de marketing, es probable que tu sitio web necesite ser compatible con la integración con CRM u otro software de marketing.

¿Qué tan fácil es crear y editar contenido?

La facilidad de uso del sitio web depende principalmente del nivel de experiencia técnica de los creadores de contenido. Si todos los colaboradores son expertos en tecnología, puedes elegir un CMS que ofrezca funcionalidad avanzada a expensas de la accesibilidad.

Sin embargo, supongamos que administras un sitio de blog simple y tus editores tienen habilidades técnicas modestas. En este caso, no necesitas una configuración avanzada, y puedes optar por una aplicación que tenga una interfaz intuitiva y fácil de usar.

¿Cuántos grupos diferentes de usuarios habrá?

Si eres el único responsable de la creación de contenido y no tienes suscriptores, es irrelevante si el CMS admite diferentes roles de usuario.

Sin embargo, si administras una organización completa, debes asignar diferentes roles con diferentes privilegios a los usuarios de CMS. Algunos de ellos serían administradores con acceso completo, mientras que otros – editores que pueden escribir contenido nuevo pero no pueden cambiar la configuración de la aplicación.

Y si ofreces servicios basados en suscripción, tu sitio web debe admitir un rol de suscriptor designado para tus clientes.

¿Qué tamaño tiene tu sitio web y tu empresa?

La escala de tu negocio también es un factor importante a considerar al elegir tu CMS. Necesitas un CMS que refleje la estructura de tu empresa.

Si tienes numerosos empleados con diferentes tareas y responsabilidades que trabajarán con la aplicación, el CMS también necesita soportar diferentes roles de usuario con diferentes privilegios. Obviamente, si estás ejecutando una operación en solitario, múltiples roles de usuario no serían un factor determinante.

Por otro lado, manejar un negocio a gran escala generalmente significa que hay picos repentinos en las ventas, las visitas en línea y, por lo tanto, el uso de recursos. Necesitarías un CMS que se pueda escalar fácilmente para adaptarse a tus necesidades de manera oportuna.

¿La plataforma es compatible con SEO?

No importará lo bueno que sea tu sitio web si no tiene una buena visibilidad en línea. Después de todo, la mayoría del tráfico en línea proviene de los resultados de los motores de búsqueda. Por lo tanto, un buen ranking SEO es obligatorio si quieres que tu sitio web aparezca en la parte superior de los resultados de búsqueda.

Tu contenido digital debe cumplir con numerosos requisitos para tener una mejor clasificación en plataformas como Google o Bing. Las páginas web deben estar indexadas bajo una estructura de enlaces amigable con SEO y contener metaetiquetas relevantes, una fuerte consistencia de palabras clave populares, buena legibilidad, etc.

Un CMS compatible con SEO te permite insertar metaetiquetas y mantener una estructura de URL limpia y ordenada.

Además, proporciona herramientas para la optimización en la página. Estas herramientas pueden estar integradas o añadidas mediante plugins que extienden la funcionalidad del CMS.

¿En qué tecnología se basa?

Al igual que con cualquier otra aplicación, la tecnología que impulsa tu CMS es crucial. Tu sitio web debe estar construido en un lenguaje de programación moderno que tenga un buen soporte en el futuro previsible. Por ejemplo, si tu sitio web está escrito en una versión de PHP desactualizada, se perderá las mejoras de rendimiento y seguridad proporcionadas por las últimas versiones.

Sin mencionar que si tu sitio web está construido con tecnología obsoleta, es posible que termines con una aplicación que no se puede actualizar para adaptarse a las tendencias modernas.

¿Cómo es compatible con los desarrolladores?

Al elegir una aplicación CMS, debes investigar qué tan bien es compatible. Buenos indicadores del nivel de soporte son la frecuencia de lanzamientos de actualizaciones y el tamaño de su comunidad.

Las actualizaciones regulares son una señal reveladora de que un CMS se usa ampliamente y sus autores son proactivos en el lanzamiento de parches de seguridad, mejoras de rendimiento y nuevas características.

Por otro lado, si encuentras un problema con tu CMS, podrás encontrar ayuda más fácilmente en la comunidad de la aplicación. Lo más probable es que otro usuario ya haya encontrado el mismo problema y haya compartido la solución en el foro de la aplicación. Además, si no puedes manejar un problema por tu cuenta, en la comunidad de CMS, generalmente puedes encontrar muchos desarrolladores autónomos especializados en problemas complejos.

Diferentes tipos de sistemas de gestión de contenidos

Hay tres tipos principales de arquitecturas CMS con respecto a la relación entre la gestión de contenido y la presentación del contenido.

Tradicional (CMS acoplado)

Esta es la configuración más común de aplicaciones CMS donde la presentación front-end y la interfaz back-end están encerradas en un solo sistema. Todos los elementos visuales, el diseño y el contenido se gestionan en el back-end y, una vez publicados, se muestran en las páginas principales.

CMS desacoplado

En un CMS desacoplado, la interfaz de usuario y el front-end son dos instalaciones separadas que no están directamente relacionadas entre sí. Los usuarios crean y almacenan contenido digital a través del back-end, mientras que la instalación del front-end extrae el contenido y lo visualiza.

Puede haber varias aplicaciones, pantallas o dispositivos front-end y cada uno puede mostrar el contenido digital de una manera diferente. El estilo visual se puede definir mediante la configuración de la aplicación front-end o estilos predefinidos en el back-end.

La conexión entre las aplicaciones front-end y el back-end se establece a través de API (Application Programming Interface).

CMS headless

Headless CMS es la configuración más flexible y avanzada de las tres. En esta configuración, el contenido no está vinculado a ningún front-end, no tiene una configuración visual predefinida y, por lo general, no hay una interfaz front-end para publicar y crear contenido.

El enfoque es que el contenido se puede publicar en cualquier tipo de plataforma, aplicación, pantalla o dispositivo siempre que puedan conectarse al back-end a través de API. La forma en que se visualiza el contenido depende completamente de la aplicación front-end.

Es un CMS increíblemente potente cuando quieres distribuir tu contenido en varias plataformas con diferentes estilos visuales, pero es bastante complicado y requiere conocimientos técnicos avanzados.

¿Qué tipo de sitios web puedes crear con sistemas de administración de contenido?

Las aplicaciones CMS son extremadamente flexibles y puedes mejorar aún más su funcionalidad a través de plugins y módulos adicionales. Algunos están más enfocados a negocios específicos y otros más generales, pero se pueden personalizar.

Los tipos de sitios web que puedes crear incluyen:

• Sitios web que se centran en publicaciones de blog
• Tiendas online
• Sitios web para cursos en línea
• Sitios web de portfolio
• Redes sociales
• Foros
• Sitios web de membresía
• Sitios web estáticos
• Sitios web para reservas

Cómo construir un sitio web con un sistema de gestión de contenido

Los requisitos y el proceso de construcción de un sitio web con un CMS son similares a los de cualquier tipo de sitio web.

Aparte de la aplicación CMS en sí, necesitas hosting. En este sentido, existen dos tipos de CMS:

• CMS local – son aplicaciones autohospedadas que se pueden instalar en cualquier servidor. La mayoría de ellos son de código abierto y el propietario tiene control total sobre la configuración y el contenido del sitio web. Ejemplos de tales sistemas son WordPress.org, Joomla, OpenCart, etc.
• CMS basados en la nube – son aplicaciones CMS que solo se pueden alojar en un alojamiento específico. La configuración del CMS no se puede modificar y sólo puedes editar el contenido. El CMS y el hosting están incluidos en un paquete ofrecido por el proveedor de CMS. Otro nombre para este tipo de servicio es SaS (Software as a Service). Tales plataformas son Wix, WordPress.com, SquareSpace, etc.

Una vez que hayas elegido un CMS y hosting, es cuestión de instalar y configurar la aplicación. Tienes que seleccionar el dominio, el diseño de las páginas (generalmente a través de la configuración del tema) y las funciones que aparecen en el sitio web.

Resumen

Un CMS (Content management system) es una aplicación versátil que puede hacer que la creación y publicación de contenido digital sea extremadamente rápida y sencilla. Hay una gran cantidad de aplicaciones CMS diferentes, cada una con sus propias características y funciones.

Sin embargo, hay algunas características clave que cualquier CMS confiable debería poseer. Esta guía describe los principios clave a la hora de elegir el CMS correcto, que esperamos haya sido útil.

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